印章管理

发布时间:2017-01-05

同济大学行政印章管理规定

(2014年12月)

 


第一章 总 则

    第一条 为规范学校行政印章管理,根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》(国发[1999]25号)和《上海市公安局关于印发<上海公安机关公章刻制管理工作规范>的通知》(沪公发[2012]240号)等有关文件精神,结合学校实际,制定本规定。

    第二条 本规定所指的行政印章包括:

    (一)学校法定名称章:“同济大学”印章(以下简称“学校印章”)、“同济大学”钢印(以下简称“学校钢印”)、“同济大学”电子印章;

    (二)校长签名章及其电子印章;

    (三)院、系、所、中心公章,行政处(室)公章(以下简称“单位公章”);

    (四)冠以法定名称的业务专用章(以下简称“业务专用章”);

    (五)其它经学校许可使用的印章。

    第三条 校长办公室是学校各类行政印章的综合管理部门,负责印章管理规定的制定,以及印章的刻制审批、监督使用、回收废止等管理工作。

单位公章的使用和管理单位须制定本单位(含挂靠单位)公章管理细则,并经校长办公室审核、备案,原则上由分管领导签发后实施。

第二章 印章的规格及式样

    第四条 各类印章所刊汉字原则上使用国务院公布的简化字,字体为宋体。印章所刊名称应为学校发文所规定的名称。印章刻制的规格以及式样统一由校长办公室规范,其它任何组织或个人不得擅自更改。

    第五条 行政印章规格及式样

    (一)学校印章(直径4.2 厘米):圆形,中间刊五角星,上部自左向右环形字样为“同济大学”。

    (二)学校钢印(直径4.2厘米):圆形,上部自左向右环形字样为“同济大学”。

    (三)校长签名章:字样为当任校长的姓名,字体为校长本人的手写体。

    (四)单位公章:

    1.行政各部门、各学院、各直属业务单位、科研机构印章(直径4.0厘米):圆形,中间刊五角星,上部自左向右环形字样为“同济大学”,下部自左向右横排刻制相应单位名称。

    2.学校批准刻制的科级单位公章(直径3.8厘米):圆形,中间刊五角星,上部自左向右环形刊学校和处级单位名称,下部自左向右横排刻制科级单位名称。

    (五)业务专用章(直径为3.8厘米):一般为圆形,中间刊五角星,上部自左向右环行字样为“同济大学”,下部自左向右横排刻制专用章名称。

    第六条 其它机构印章和特殊专用印章规格和式样,由校长办公室依照有关规定规范。

第三章 印章的使用范围

    第七条 行政印章的使用范围

    (一)学校印章

    1.以学校名义向上级单位报送的各类公文、报表等;

    2.向校外单位发送的函件等;

    3.向校内单位印发的文件、通知等;

    4.以学校名义签订的各类合同、协议、意向书等;

    5.以学校名义颁发的本科生和研究生毕业证、学位证、肄业证、学历证明、各种荣誉证书、聘书、职称证、退休证等;

    6.以学校名义开具的用于对外联系工作、考察调研、处理业务的相关文件、认证材料以及各类证明材料等;

    7.申报国家、部委、省市级各类科研课题的申请材料;

    8.各类须经学校批准的申请表、广告、声明、申报材料、出国证明材料等;

    9.经分管校领导批准的其它需要使用学校印章的文件及材料。

    (二)学校钢印

    学校颁发的各类证件,包括工作证、毕业证、结业证、肄业证、学位证、职称证、退休证、毕业证明书、学位证明书等。

    (三)校长签名章

    1.需要法定代表人签章的各类报表、合同、协议、意向书以及委托书、任务书、申报表、审批表等;

    2.学生毕业证、学位证、各种校级聘书、荣誉证书等;

    3.以校长个人名义发出的信函以及校长明确批示需要使用校长签名章的文件信函、证明等。

    (四)单位公章

    单位公章仅用于职责范围内处理公务,原则上不对外使用。上级领导机关有明确要求的除外。

    (五)业务专用章

    业务专用章仅用于业务范围内处理公务。

    (六)电子印章

    各类电子印章仅用于电子公文系统制发的电子公文。

第四章 印章的使用

    第八条 学校行政印章的使用必须坚持严格、安全的原则,各单位行政负责人对本单位公章或被授权管理的印章负责。

学校可将部分业务专用章授权相关职能部门管理和使用,由被授权的职能部门负责人签批用印。

    (一)存在下列情况之一的,可拒绝用印:

    1.未经规定程序审核批准或批准权限不当;

    2.内容违法违规或有误;

    3.仅涉及个人经济、法律纠纷等方面问题;

    4.非本校教职员工或与本校工作、业务无关。

    (二)行政印章的保管人不得携带印章离开办公地点;严禁在空白的介绍信、证件、奖状、证书以及其他空白纸张上用印。使用印章时应仔细阅读用印内容,核实用印数量,检查留存材料是否齐全;保证印章端正、清晰、美观,落款处加盖的印章应“骑年压月”(学校钢印须照片压印)。

    (三)各类电子印章及其附件须设置专人保管,专管专用。

    第九条 使用学校印章、校长签名章的单位需填写《同济大学印鉴使用申请单》,经主管校领导批准后,方可用印;需要主管校领导签批的部门日常工作用印,经校领导书面授权,可由部门负责人批准后用印。

    上报上级部门的重大事项,原则上须经校长批准,方可用印。

    第十条 违反学校规定使用印章的,学校对部门负责人进行批评、教育,并视情节轻重追究部门责任人的相应责任。


第五章 印章的刻制与废止

    第十一条 印章刻制程序

    (一)校级印章的刻制由校长办公室持上级单位批准成立的批件及证明信函,前往公安机关办理刻制印章相关手续。

    (二)单位公章的刻制需向校长办公室提交机构成立批件及《同济大学印章刻制(销毁)申请表》。经校长办公室审批后确定印章规格及式样,并前往公安分机关办理刻制印章相关手续。申请时,须注明印章的使用范围、责任人、保管人、保管方式等内容。

    (三)业务专用章的刻制,除按照单位公章的刻制程序办理外,应提供该印章的使用管理细则。

    (四)各类电子印章由校长办公室委托公安部指定的电子印章软件提供厂商制作。

    第十二条 印章刻制完成,由校长办公室留存印模后交印启用。业务专用章由校长办公室发文启用。对于校长办公室无备案的印章,学校不承认其有效性。

    第十三条 已经使用的行政印章,如因机构变动、印章磨损或其它原因停止使用时,应将原印章缴回校长办公室封存或销毁。

    第十四条 校长办公室应及时更新校内行政印章目录,未列入目录的印章均为无效印章。

第六章 附 则

    第十五条 本规定自公布之日起实施。1998年11月9日印发的《同济大学关于公章使用的有关规定》(同办[1998]048号)同时废止。已往规定与本规定不一致的,以本规定为准。

    第十六条 本规定由校长办公室负责解释。