电子公文

发布时间:2017-01-05

同济大学行政电子公文处理办法

(2014年3月印发)

 

一、总则

    第一条 为提高工作效率,规范电子公文管理,根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》、国家质量技术监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会《党政机关公文格式》及中共上海市委办公厅《上海市党政机关电子公文处理暂行办法》,特制定本办法。

    第二条 本办法中的电子公文特指非涉密的全校各类行政公文,是在学校日常工作中通过电子公文处理系统形成的具有规范格式的公文的电子数据,具体包括公文形成、办理、传输和存储的信息记录。

二、组织管理与职责

    第三条 校长办公室负责电子公文系统的日常运行管理;信息化办公室负责电子公文系统的技术支持和系统维护;档案馆按照档案管理的有关规定负责对归档的电子公文进行管理和查询利用;保密办负责电子公文保密监督管理。

    第四条 电子公文系统的系统管理员由校长办公室选配。系统管理员负责系统的日常维护,并配合档案馆做好电子公文归档工作。

    第五条 各部门(单位)要明确本单位电子公文系统应用的分管领导、选配电子公文部门秘书。电子公文部门秘书负责本单位电子公文的流转和系统培训。

三、帐户管理与安全保密

    第六条 各部门(单位)领导、电子公文部门秘书以及其他与公文处理相关人员(统称用户)均在系统中分配唯一实名制帐户,用户名、密码与学校统一身份认证系统相同。

    第七条 系统中用户拥有的公文处理权限由校长办公室根据该用户的岗位职责设定,并根据岗位和分工的调整而变更。新增人员的开户和调离岗位人员的销户由各部门(单位)提出申请,经校长办公室审核后由系统管理员办理。

    第八条 各类用户应妥善保管帐户、密码等,严禁提供给无关人员。用户密码应经常更换,登录系统后因故离开时需退出系统,以确保帐户安全。用户密码遗失或遗忘应及时通知学校统一身份认证系统管理员,进行相应的操作。

    第九条 各部门(单位)用户应定期查杀病毒,以最大限度保障系统的正常运转。

四、电子公文的办理

    第十条 行政电子公文主要包括收文、发文、内部请示和会议纪要,流程由校长办公室依照校领导的分工和各部门的职能对系统进行设定。

    第十一条 收文。上级和非隶属单位普通来文,由校级收文秘书进行数字化处理后启动收文办理流程。校长办公室负责跟踪催办。

    第十二条 发文。以学校名义对内和对外行文,由发文主办部门(单位)在电子公文系统中创建新文稿后即启动发文办理流程。主办部门(单位)负责跟踪催办。

    第十三条 内部请示。请示部门(单位)向校领导或主管职能部门行文,由请示部门(单位)在电子公文系统中创建请示文稿,启动内部请示办理流程。请示部门(单位)负责跟踪催办。

    第十四条 会议纪要。校长办公会议纪要和校长专题会议纪要分别由校长办公室和会议组织部门(单位)负责记录,上传电子公文系统后,在系统中流转处理。

    第十五条 电子公文系统每一环节的办理人可以使用系统提供的功能完成公文处理工作,并在系统的工作单上留下痕迹。办理人处理完自己应处理的事务后,应将工作单发送给流程规定的下一人。如下一人有多人可供选择,则根据公文的内容和学校的有关规定确定正确的发送对象发送,接受方收到通知信息后,应及时办理。如根据公文内容判断不属于自己的职权范围,应及时退还流程中的上一人。

    第十六条 为保证公文处理的时效性,相关人员在工作时段应尽量保持与系统的联机状态,查看有无需要处理的事项。若工作人员因出差、假期等原因无法联机,应事先将相关权限授权给其他人员,以确保公文流转正常进行。

五、电子公文归档与销毁

    第十七条 学校行政公文存档须将纸质载体文件和相应电子文件一并归档,电子公文与纸质公文互为镜像。归档范围包括收文、发文、内部请示及会议纪要等。电子公文由电子公文部门秘书按档案管理有关规定进行网上归档。

    第十八条 收文、发文、内部请示和会议纪要由主办部门负责归档。在归档时,应将公文处理单、流转单、附件以及公文原件(如收文原件是电子形式,须将电子文件打印成纸质文件)一并归档。

    第十九条 电子档案中应包含同一内容的纸质档案材料的著录信息,纸质档案中也应包含电子档案中同一内容的档案材料的检索信息。电子公文系统中产生的各类数据在该系统中自产生年度起保留5年。

六、电子公文的效力

    第二十条 学校行政对校外发文(上行文、平行文)的报送采用纸质形式,办理过程仍需通过电子公文系统完成。校内电子公文系统中的电子公文与原纸质公文具有同等效力。

    第二十一条 对外报送和用于存档的纸质公文由校办文秘科统一印制。各部门(单位)可以从电子公文系统中将公开发布的公文打印成纸质文件,该纸质文件与电子公文具有同等效力。非公开发布的校行政电子公文,各部门(单位)和个人不得复制成纸质形式。

七、其它

    第二十二条 在校内停止使用纸质形式办理和传递无密级行政公文。

    第二十三条 学校行政工作人员应充分认识公文处理工作的重要性,认真履行自己的职责,积极配合学校电子公文处理工作的进行,积极参加学校组织的电子公文系统操作培训,努力适应电子化办公对机关工作人员提出的要求。

    第二十四条 本办法自印发之日起施行,由校长办公室负责解释。2009年6月19号印发的《同济大学电子公文处理管理办法(试行)》(同办[2009]11号)同时废止。