公文处理

发布时间:2017-01-05

同济大学公文处理若干规定

(2014年12月印发)

 


第一章 总则

    第一条 为适应学校机关管理工作需要,推进公文处理工作的科学化、制度化和规范化,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发[2012]14号)和《教育部公文处理规定》(教办[2013]7号)等文件精神,结合学校实际,制定本规定。

    第二条 公文处理包括公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

    第三条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。非涉密公文使用学校协同办公系统进行处理,涉密公文使用纸质处理方式。

    第四条 党委办公室、校长办公室负责学校公文处理工作,并对各单位的公文处理工作进行业务指导、督促和检查。各单位办公室负责本单位公文处理工作,并设专人负责。

第二章 公文种类

    第五条 学校公文种类如下:

    (一)决议。适用于会议讨论通过的重大决议事项。

    (二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩相关单位和人员、变更或撤销下级单位不适当的决定事项。

    (三)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

    (四)通知。适用于批转下级单位的公文、转发上级单位和不相隶属单位的公文、传达要求下级单位办理和需要相关单位周知或者执行的事项及人员任免等。

    (五)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

    (六)报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况及回复上级单位的询问等事项。

    (七)请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

    (八)批复。适用于答复下级单位请示事项。

    (九)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

    (十)函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

    (十一)纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

    第六条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

    (一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

    (二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

    (三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

    (四)发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时,发文单位标志可以并列使用联合发文单位名称,也可以单独使用主办单位名称,主办单位一般排列在前。

    (五)发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办单位的发文字号。

    (六)签发人。“请示”、“报告”等上行文应当标注签发人姓名。其中,“请示”须在附注处注明联系人的姓名和电话。

    (七)标题。由发文单位名称、事由和文种组成。特别注意:不同公文种类不能同时出现在公文标题中。公文标题中除法律、法规、规章等名称加书名号外,一般不用标点符号。

    (八)主送单位。公文的主要受理单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。对于“请示”、“报告”等上行文,原则上只能有一个主送单位。多个主送单位的顺序一般按照重要程度排列。

    (九)正文。公文的主题,用于表述公文的内容。

    (十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。但在正文中写明报送、批转、转发、印发等字样的公文,不加附件说明。

    (十一)发文单位署名。署发文单位全称或规范化简称。联合行文时,若发文单位标志并列使用联合发文单位名称,则发文单位署名的顺序应与发文单位标志的排列顺序一致。

    (十二)成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发单位负责人签发的日期。

    (十三)印章。公文中有发文单位署名的,须加盖发文单位印章,并与署名单位相符。

    (十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

    (十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

    (十六)抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

    (十七)印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

    (十八)页码。公文页数顺序号。

    第七条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

    第八条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照相关国家标准和规定执行。

第四章 行文规则

    第九条 确有必要的学校事务可以学校或职能(部)处名义行文。

    第十条 经由校领导批准可以“中共同济大学委员会”、“同济大学”名义对外行文。行文的内容在内部请示中已经校领导批示同意的,可由党委办公室、校长办公室主任审核后签发。

    第十一条 学校各教学科研单位、职能(部)处、校区管委会、直属单位除以下情况外,原则上不能对外行文。

    (一)上级领导单位的职能部门要求学校相关部门直接行文的;

    (二)非隶属关系的平行单位职能部门之间的一般业务联系和知照性通知;

    (三)一般性来函的函复。

    第十二条 各职能(部)处职权范围内的事项,经职能(部)处负责人同意后可对内行文,行文可以由一个职能(部)处单独行文,也可以由多个职能(部)处联合行文。

对校内发文,需抄送校外单位的,须用“中共同济大学委员会”、“同济大学”、“中共同济大学委员会办公室”“同济大学校长办公室”名义行文。

    第十三条 向上级单位行文,应当遵循以下规则:

    (一)原则上主送一个上级单位,根据需要可同时抄送相关上级单位和同级单位,不抄送下级单位。

    (二)下级单位的请示事项,如需以本单位名义向上级单位请示的,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级单位。

    (三)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

    (四)除上级单位负责人直接交办的事项外,不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文。

    第十四条向下级单位行文,应当遵循以下规则:

    (一)主送受理单位,根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。

    (二)涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文;擅自行文的,党委办公室、校长办公室应责令其纠正或者撤销。

第五章 公文拟制

    第十五条公文拟制包括公文的起草、审核、公示、签发等程序。

    (一)全校范围综合性的文稿,如对上级的请示、报告,学校的工作计划、总结等,由党委办公室、校长办公室协调相关部门共同起草;各部门业务范围内的文稿,由主管业务部门起草。

    公文起草应当做到:

    1.符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整、准确体现发文单位意图,并同现行相关公文相衔接。

    2.内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。

    3.文种正确,格式规范。

    4.公文涉及其他单位或者部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关单位或者部门意见,所提政策措施和办法切实可行,力求达成一致。

    (二)公文审核由发文单位负责,审核内容包括:

    1.行文理由和依据。

    2.内容的合法性、合规性、准确性和可行性。

    3.文种的正确性、格式的规范性。

    4.涉及相关单位或者部门职权范围内的事项是否已经相关单位负责人核稿和会签。

    经审核不宜发文的,应当退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作修改的,由起草单位修改后重新报送。

    (三)面向全校的非涉密规章制度类公文,须在同济大学信息门户网站的公共信息服务平台公示两周,听取校内教职工的意见和建议。

    (四)公文应当经本单位负责人审批签发。重要公文和上行文由校领导签发。联合发文由所有联署单位的负责人会签后,由主管单位负责人或校领导签发。

第六章 公文办理

     第十六条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

    (一)收文办理

    1.签收。对收到的公文逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。

    2.登记。对公文的主要信息和办理情况详细记载。

    3.承办。阅知性公文根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文提出拟办意见报本单位负责人批示或者相关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文须明确办理时限。承办部门对交办的公文须及时办理,有明确办理时限要求的在规定时限内办理完毕。

    4.传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅须随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。

    5.催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文须由专人负责催办。

    6.答复。公文的办理结果及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

    (二)发文办理

    1.复核。党委办公室、校长办公室对已经发文单位负责人签批的公文进行审批手续、内容、文种、格式等复核。经复核需要对文稿进行实质性修改的报原签批人复审。

    2.登记。对复核后的公文,确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

    3.制版。经登记或协同办公系统流转后的公文送至文印员处,根据《党政机关公文格式》进行文印制版。

    4.发布。非涉密的公文使用协同办公系统发布,减少纸质印制。

    5.印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文须在符合保密要求的场所印制。

    (三)需要归档的公文及材料,根据相关档案法律法规以及学校档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。

两个及两个以上单位联合办理的公文,原件由主办单位归档,相关单位保存复印件。单位责任人兼任其他单位职务的,在履行所兼职务过程中形成的公文,由其兼职单位归档。

第七章 公文管理

    第十七条 公文确定密级前,按照拟定的密级采取保密措施。确定密级后,按照密级严格管理。绝密级公文由专人管理。公文密级需要变更或者解除的,由原确定密级的单位或者其上级单位决定。

    第十八条 公文的印发、传达、范围须按照发文单位的要求执行,经发文单位批准可变更。由发文单位确定公文公开发布的时间、形式和渠道。经批准公开发布的电子公文,同发文单位正式印发的公文具有同等效力。涉密公文公开发布前须履行解密程序。

    第十九条 复制、汇编机密级、秘密级公文,须符合相关规定并经本单位负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,须经发文单位或者其上级单位批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件须加盖复制单位戳记。翻印件须注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

    第二十条 发文单位、上级单位或者权力单位根据职权范围和相关法律法规决定公文的撤销和废止。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

涉密公文应按照发文单位的要求和相关规定进行清退或者销毁。

    第二十一条 经批准可以销毁不具备归档和保存价值的公文。销毁涉密公文须严格按照相关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密文件。

    第二十二条 单位合并时,全部公文合并管理;单位撤销时,需要归档的公文经整理后按照相关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时,所在单位须督促其将暂存、借用的公文按照相关规定移交、清退。

    新设立的单位须向党委办公室、校长办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的,列为发文单位。单位合并或撤销时,党委办公室、校长办公室有权依据相关文件为其办理并户、销户手续。

第八章 附则

    第二十三条 本规定自公布之日起实施。已往规定与本规定不一致的,以本规定为准。《同济大学关于公文处理的若干规定》(同办[1998]048号)、《同济大学关于内部请示注意事项的通知》(同办[1999]012号)、《关于学院党政机关发文格式规定》(同委办[1999]002号)、《同济大学党委办公室、校长办公室公文收文处理流程》(同委办发[2012]2号)同时废止。

    第二十四条 本规定由党委办公室、校长办公室负责解释。